CLARIND-UdS ist der Langzeitaufbewahrung der im Repositorium abgelegten Sprachressourcen verpflichtet, um sie der Forschung zugänglich zu halten und um die Reproduzierbarkeit von Forschungsergebnissen zu unterstüzen. Das Repositorium strebt danach, die besten Ansätze im Bereich der digitalen Archivierung anzuwenden. Wie folgen dabei den Richtlinien, Standards und Empfehlungen von CLARIN und Text+.

Um unserem Auftrag nachzukommen stellen wir sicher, dass Datensätze nur gemäß ihrer Lizenzen aufgenommen und weiterverbreitet werden. Falls eine Lizenz keine öffentlichen Zugriff erlaubt, können nur berechtigte Nutzer auf die Daten zugreifen.

Der Einreichungsprozess (siehe Archivierung und die Arbeit unserer Mitarbeitenden sicheren die Auffindbarkeit der Daten, z. B. durch genaue Metadaten. Technisch ist die Auffindbarkeit durch unsere Suchmaschine, die OAI-PMH-Schnittstelle (siehe Suche) und durch Metadaten für Web-Crawler realisiert. Die Metadaten unserer Datensätze sind stets frei zugänglich.

Jeder Datensatz erhält von CLARIND-UdS einen persistenten Identifikator (derzeit mit Hilfe des Handle System). Nutzer der Daten werden dazu ermutigt, diese Handle zum Zitieren der Daten zu verwenden. Nach der Aufnahme von Daten in unser Repositorium erlauben keinerlei Veränderungen an den archivierten Daten. Stattdessen erstellen wir gegebenenfalls eine neue Version des Datensatzes und verlinken die beiden Versionen. Falls ein Datensatz zurückgezogen wird und nicht länger verbreitet werden kann, behalten wir weiterhin die Metadaten und leiten auf eine Landeseite, auf der die Nichtverfügbarkeit der Daten erklärt wird.

Die Mitarbeitenden des Repositoriums halten sich über die Entwicklungen im Bereich der digitalen Datenarchivierung durch aktive Teilnahme in Text+ und Besuch von einschlägigen Konferenzen auf dem Laufenden.

CLARIND-UdS arbeitet mit einer Liste von Dateiformaten, die für eine Langzeitarchivierung besonders geeignet sind. Falls ein Dateiformat obsolet wird, versucht das Repositorium, die Dateien in ein neues Format zu konvertieren. In diesem Fall werden die Originaldaten weiterhin vorgehalten.

Für den Fall einer kompletten Schließung des Repositoriums existieren Vereinbarungen mit anderen Repositorien zur Übergabe und fortgesetzten Archivierung der Daten.